Ihre Aufgaben

Die Stelle umfasst folgende Aufgabengebiete:

• Erledigung administrativer und organisatorischer Sekretariatsaufgaben in deutscher und englischer Sprache (u. a. Terminkoordination, Schriftverkehr und Postbearbeitung, E-Mail Korrespondenz, effizientes Dokumentenmanagement, Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen, Betreuung des Publikumsverkehrs)
• Unterstützung des Fachgebietsleiters bei der Budgetverwaltung und bei Beschaffungsvorgängen
• Vor- und Nachbereitung von Fachgebietsberatungen und wissenschaftlichen Veranstaltungen (Terminabstimmungen innerhalb und außerhalb der Fakultät, Formulierung und Versand von Einladungen, Korrespondenz mit Teilnehmenden, z. T. fremdsprachig (englisch))
• Unterstützung des Fachgebietes bei der Lehr-, Prüfungs- und Semesterplanung in Abstimmung mit anderen Stellen der Fakultät und Universität (u. a. Bearbeitung studentischer Anfragen, Organisation von Prüfungsterminen, Übermittlung von Prüfungsergebnissen, Pflege der Modulhandbücher)
• Betreuung der Webseiten des Fachgebietes
• Zuarbeiten für das Berichtswesen der Fakultäts- und Universitätsleitung

Ihr Profil

Für die Teilnahme am Auswahlverfahren wird vorausgesetzt:

• Sie verfügen über eine abgeschlossene 3-jährige kaufmännische Berufsausbildung, vorzugsweise im Bereich Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte*r , Fachangestellte*r für Bürokommunikation oder langjährige Kenntnisse und Erfahrungen im Aufgabengebiet

Darüber hinaus sind wünschenswert:

• Sie verfügen idealerweise über Berufserfahrung in der Hochschulverwaltung.
• Sie sind sicher im Gebrauch der deutschen Sprache und verfügen über gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift zur Kommunikation mit ausländischen Mitarbeitenden und Studierenden sowie mit internationalen Teams..
• Sie haben sehr gute Kenntnisse im Umgang mit moderner Bürosoftware (Microsoft Office, Exchange, Sharepoint, TYPO3) und sind aufgeschlossen gegenüber technischen Neuerungen in der Bürokommunikation.
• Sie sind versiert in allen Sekretariatsaufgaben, sind sehr gut organisiert und arbeiten strukturiert, selbständig und zuverlässig.
• Sie sind engagiert und teamfähig, arbeiten eigenverantwortlich und gewissenhaft und verfügen über eine verbindliche Kommunikationsweise.

Bitte weisen Sie die in der Stellenausschreibung geforderten Qualifikationen anhand von Urkunden sowie Zeugnissen nach.

Die Stelle ist nicht teilbar.

Was wir Ihnen bieten:

• attraktive tarifliche Vergütung (lt. TV-L) inkl. der Gewährung einer Jahressonderzahlung
• Urlaubsanspruch von 30 Tagen im Kalenderjahr und zusätzliche freie Tage am 24./ 31.12.
• flexibles Arbeitszeitmodell
• VBL - Altersvorsorge im öffentlichen Dienst

Von individueller Förderung mit vielseitigen Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zu einer Vielzahl von Angeboten zum Thema Gesundheit und Freizeitgestaltung erwartet Sie an der TU Ilmenau ein wertschätzendes Arbeitsumfeld einer renommierten Universität. Über ein attraktives, familienfreundliches Arbeitszeitmodell hinaus profitieren Sie von Vorteilen wie die Nutzung der Mensen des Studierendenwerks Thüringen, sowie Teilnahme an den verschiedenen attraktiven Sportangeboten des Universitätssportzentrums.