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Umfang: Vollzeit
Befristung: unbefristet
Vergütung: EG 6 TV-L
Beginn: baldmöglich

In der Fakultät für Maschinenbau der Technischen Universität Ilmenau ist in den Fachgebieten Mechatronik und Mikrosystemtechnik jeweils eine 50%-Stelle als

Sekretär/in / Sachbearbeiter/in (w/m/d)

zu besetzen. Die 50%-Stellen können auch als eine Vollzeitstelle besetzt werden.

Ihre Aufgaben

  • Übernahme administrativer und organisatorischer Aufgaben in den Fachgebieten in deutscher und englischer Sprache, wie z.B.:
    • Terminkoordination, Schriftverkehr und Postbearbeitung, Dokumentenmanagement, Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen, Verträgen, Inventarverwaltung, Betreuung von Projektpartnern und Gästen
    • Unterstützung der Lehr- und Prüfungsorganisation der Fachgebiete: u.a. Bearbeitung studentischer Anfragen, Organisation von Prüfungen, Klausureinsichten und Übermittlung von Prüfungs¬ergebnissen, Kontrolle der Lehr- und Prüfungspläne, Erstellung von Lehr- und Prüfungsstatistiken, sowie von Skripten, Pflege der Modulhandbücher
    • Zuarbeiten für das administrative und wissenschaftliche Berichtwesen/Abrechnungen, Unterstützung der Fachgebietsleitung bei der Budgetverwaltung, der Abwicklung von Beschaffungsvorgängen und Organisation der allgemeinen Büroausstattung.
    • Vor- und Nachbereitung von Beratungen sowie Unterstützung von Tagungen und deren Organisation, Unterstützung bei der Manuskripterstellung für Publikationen
    • Pflege der fachgebietsbezogenen Onlinepräsenzen

    Ihr Profil

    • Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung oder gleichwertige Qualifikationen für den mittleren Verwaltungsdienst (z.B. Verwaltungsfachangestellte, Fachangestellte für Bürokommunikation, Kauffrau/-mann für Bürokommunikation)
    • Sie haben sehr gute Kenntnisse im Umgang mit moderner Bürosoft- und hardware und sind bereit und in der Lage, sich in andere Programme zur Umsetzung der Aufgaben effizient einzuarbeiten.
    • Sie entwickeln gern eigene Ideen zur Verbesserung und sind auch bereit diese aktiv einzubringen und administrative Prozesse aktiv und kreativ mitzugestalten.
    • Sie sind aufgeschlossen gegenüber technischen und organisatorischen Neuerungen in Ihrem Arbeitsalltag und unterstützen das Konzept des „papierlosen Büros“.
    • Sie sind in Wort und Schrift sicher im Gebrauch der deutschen Sprache und verfügen über sehr gute Englischkenntnisse.
    • Sie sind sehr gut organisiert und arbeiten sehr strukturiert, selbständig, verantwortungsvoll und zuverlässig.
    • Dank Ihrer sozialen und kommunikativen Fähigkeiten können Sie sich schnell in unsere räumlich und zeitlich verteilt arbeitenden, internationalen Forschungsgruppen integrieren.
    Die TU Ilmenau steht auf den Gebieten Technik, Mathematik und Naturwissenschaft, Wirtschaft und Medien für Lehre und Forschung auf höchstem Niveau. Sie legt besonderen Wert auf innovative Lehre und Interdisziplinarität.Sie identifiziert sich mit den Humboldtschen Idealen und verfolgt die Vision einer weltoffenen Campus-Familie.

    Die Technische Universität Ilmenau ist Träger des TOTAL E-Quality-Prädikats. Sie fordert Frauen nachdrücklich zur Bewerbung auf.

    Schwerbehinderte haben bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation Vorrang bei der Einstellung.

    Die TU Ilmenau verfügt über flexible Arbeitszeitmodelle.


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