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Umfang: 50 %
Befristung: bis zum 31.01.2022
Vergütung: EG 6 TV-L
Beginn: baldmöglichst

In der Fakultät für Maschinenbau ist am Fachgebiet Kunststofftechnik die Stelle eines

Sekretärs/Sachbearbeiters (w/m/d)

zur Vertretung zu besetzen. Es ist angestrebt, die Arbeitszeit zunächst projektbezogen für die Dauer eines Jahres um weitere 50 % zu erhöhen.

Ihre Aufgaben

  • E-Mail-Korrespondenz, Postbearbeitung, Terminkoordination für das Fachgebiet und Fachgebietsleiter, Betreuung des Publikumsverkehrs, der Projektpartner sowie der Gastwissenschaftler in deutscher und englischer Sprache
  • Unterstützung der Fachgebietsleiter bei der Budgetverwaltung /kaufmännischer Bereich (Drittmittelprojekte und Projekte der Auftragsforschung), Zuarbeiten für die Abwicklung von Beschaffungsvorgängen sowie der Inventarverwaltung
  • Unterstützung bei der Erstellung von Unterlagen/Formularen in Personalangelegenheiten, Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen
  • Bearbeitung von studentischen Angelegenheiten, wie Noteneingabe, Organisation und Vorbereitung von Verteidigungen und anderen Prüfungen, Pflege von Datenbanken
  • Erstellen von Lehr- und Prüfungsstatistiken; Zuarbeiten an das Dekanat, auch für das Berichtswesen der Fakultäts- und Universitätsleitung, Pflege von Publikationen
  • Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Fachgebietsberatungen, Projekttreffen und Veranstaltungen innerhalb der Fachgebiete

Ihr Profil

  • abgeschlossene Berufsausbildung für den mittleren Verwaltungsdienst (beispielsweise zur/zum Verwaltungsfachangestellten, Fachangestellte/n für Bürokommunikation, Kauffrau/-mann für Bürokommunikation)
  • ausgewiesene Erfahrungen in der Führung eines Sekretariats
  • Erfahrungen im Umgang mit öffentlich geförderten Vorhaben
  • Erfahrungen in der Erstellung von projektbezogenen Überwachungssteckbriefen sind wünschenswert
  • sehr gute Kenntnisse im Umgang mit moderner Bürosoftware
  • eine sehr gut organisierte, strukturierte, selbständige sowie präzise Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Eigenverantwortung und Teamfähigkeit
  • Belastbarkeit, Zuverlässigkeit, und Kommunikationsfähigkeit, Durchsetzungsvermögen sowie eine gute Auffassungsgabe zählen zu Ihren Stärken
  • gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Die TU Ilmenau steht auf den Gebieten Technik, Mathematik und Naturwissenschaft, Wirtschaft und Medien für Lehre und Forschung auf höchstem Niveau. Sie legt besonderen Wert auf innovative Lehre und Interdisziplinarität.Sie identifiziert sich mit den Humboldtschen Idealen und verfolgt die Vision einer weltoffenen Campus-Familie.

Die Technische Universität Ilmenau ist Träger des TOTAL E-Quality-Prädikats. Sie fordert Frauen nachdrücklich zur Bewerbung auf.

Schwerbehinderte haben bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation Vorrang bei der Einstellung.

Die TU Ilmenau verfügt über flexible Arbeitszeitmodelle.


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