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Umfang: Vollzeit
Befristung: unbefristet
Vergütung: EG 6 TV-L
Beginn: baldmöglich

In der Fakultät für Elektrotechnik und Informationstechnik ist im Dekanat die Stelle eines

Sachbearbeiters (w/m/d)

zu besetzen. Die Stelle umfasst zu 50 % Aufgaben im Prüfungsamt der Fakultät und zu 50 % Aufgaben im Sachgebiet Haushalt der Fakultät.

Ihre Aufgaben

... im Prüfungsamt der Fakultät

  • Sekretariatsaufgaben, u. a. Terminkoordination der Referatsleitung; Führen von Telefonaten und Erledigung von Korrespondenz, z. T. in englischer Sprache; Bearbeitung des Postein- und -ausgangs; eigenständige Bearbeitung der Webseiten des Referats; eigenständige Abwickelung von Beschaffungsvorgängen, Ablage und Archivierung
  • Mitarbeit in der Lehrorganisation, u. a. Beantwortung organisatorischer Anfragen von Studierenden und Lehrenden, z. T. in engli-scher Sprache; Annahme, Ausgabe und Weitergabe von Dokumenten; Erfassung prüfungsrelevanter Dokumente; Aufbereiten und Weiterleiten von Unterlagen für die Prüfungsausschüsse; Vorbereiten und Dokumentieren der Eignungsprüfung für Master-bewerbungen; Vorbereitung von Statistiken und Analysen

… im Sachgebiet Haushalt der Fakultät

  • Eigenständige Bearbeitung aller relevanten Vorgänge im Rahmen der Vergabe von Aufträgen (Bereich Haushalt und Drittmittelfi-nanzierung) unter Berücksichtigung bestehender gesetzlichen Bestimmungen
  • Erstellen von Kontierungs- und Umbuchungsbelegen sowie Überwachung der Buchungsvorgänge
  • Bearbeitung von Projekten, u. a. Betreuung von öffentlich geförderten Projekten in Form von Mittelbewirtschaftung, Überwa-chung der Mittelverwendung, Erstellen von Zwischen- und Endabrechnungen
  • Kommunikation mit der Projektleitung im Rahmen der finanziellen Projektbearbeitung; Zusammenarbeit mit der Zentralverwal-tung

Ihr Profil

  • Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung zum Verwaltungsfachangestellten, Fachangestellten für Bürokommuni-kation, Kaufmann für Bürokommunikation
  • Sie haben sehr gute Kenntnisse im Umgang mit moderner Bürosoftware (Microsoft Office, Exchange, Sharepoint, TYPO3) und sind aufgeschlossen gegenüber technischen Neuerungen in der Bürokommunikation
  • Sie sind sicher im Gebrauch der deutschen Sprache und verfügen über gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Sie sind bereit, sich in erforderliche Rechtsgrundlagen einzuarbeiten
  • Sie sind sehr gut organisiert und arbeiten strukturiert, selbständig und zuverlässig
  • Idealerweise verfügen Sie über Berufserfahrung in der Hochschulverwaltung, z. B. im Bereich Prüfungsamt und/oder in der Fi-nanzverwaltung, Kenntnisse einschlägiger Softwarelösungen, und haben Erfahrungen im Umgang mit öffentlich geförderten Pro-jekten
Die TU Ilmenau steht auf den Gebieten Technik, Mathematik und Naturwissenschaft, Wirtschaft und Medien für Lehre und Forschung auf höchstem Niveau. Sie legt besonderen Wert auf innovative Lehre und Interdisziplinarität.Sie identifiziert sich mit den Humboldtschen Idealen und verfolgt die Vision einer weltoffenen Campus-Familie.

Die Technische Universität Ilmenau ist Träger des TOTAL E-Quality-Prädikats. Sie fordert Frauen nachdrücklich zur Bewerbung auf.

Schwerbehinderte haben bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation Vorrang bei der Einstellung.

Die TU Ilmenau verfügt über flexible Arbeitszeitmodelle.


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