Das Thüringer Innovationszentrum Mobilität ist eine interdisziplinäre, forschungsaktive Struktureinheit der Technischen Universität Ilmenau. Als Förderprojekt, technologisches Zentrum und fakultätsübergreifendes Institut prägt es Forschung, Entwicklung und Transfer in den Bereichen Mobilität und Verkehr über-/regional mit. Das ThIMo ist mit starken Forschungspartnern, Branchenverbänden und Clustern eng vernetzt.

Mit Ihren Kompetenzen und Ihrem persönlichen Profil unterstützen Sie die ThIMo-Geschäftsstelle bei deren administrativen Aufgaben und Wirkungsbereichen im Rahmen des Förderzeitraums nach innen und außen.

Ihre Aufgaben

Die Stelle umfasst folgende Aufgabengebiete:

• Organisation des Sekretariatsbereiches der ThIMo-Geschäftsstelle mit folgenden Aufgaben:
  • Kommunikation: Erledigung der gesamten Korrespondenz (Post, E-Mail) in deutscher und englischer Sprache sowie die Steuerung des Publikumsverkehrs und die professionelle Betreuung nationaler und internationaler Gäste
  • Termin- und Ressourcenplanung: effiziente Planung und Koordination von Terminen, Räumen sowie die Vor- und Nachbereitung von internen und externen Meetings, Workshops und Veranstaltungen
  • Dienstreise- und Urlaubsmanagement
  • Verwaltung des Fuhrparks sowie dessen sachgerechte Nutzung
  • Archivierung, Ablage und Pflege digitaler Datenbanken (u.a. Projektkenndaten)
• Unterstützung des Arbeitsbetriebs und der projektbezogenen Sachbearbeitung, u.a. durch folgende Aufgaben:
  • Koordination von Beschaffungen
  • finanzielle Zuarbeiten: Unterstützung bei der Erstellung von Kalkulationen und der Nachverfolgung von Berichtspflichten gegenüber Mittelgebern
  • Öffentlichkeitsarbeit: Unterstützung der ThIMo-Geschäftsbereiche Transfer und Forschungsmanagement, z.B. durch Aufbau und Pflege eines ThIMo-Auftritts in sozialen Medien wie LinkedIn

Ihr Profil

Für die Teilnahme am Auswahlverfahren werden vorausgesetzt:

• abgeschlossene 3-jährige kaufmännische Berufsausbildung, vorzugsweise im Bereich Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte*r, Fachangestellte*r für Bürokommunikation, oder langjährige Kenntnisse und Erfahrungen im Aufgabengebiet

Darüber hinaus sind wünschenswert:

• Berufserfahrung: nachweisliche Erfahrung in der Büroorganisation, im Assistenzbereich oder einer vergleichbaren Position, idealerweise im universitären oder wissenschaftsnahen Umfeld
• interkulturelle Kompetenz: Erfahrungen in einem internationalen und interkulturellen Arbeitsumfeld sind von Vorteil
• digitale Affinität: sicherer Umgang mit modernen digitalen Prozessen und Instrumenten (Hardware, Software) sowie Erfahrung in der Pflege von Social-Media-Kanälen (insbesondere LinkedIn)
• Soft Skills: ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit, hohe soziale Kompetenz und ein transparenter Arbeitsstil
• Arbeitsweise: hohe Einsatz- und Leistungsbereitschaft, eigenverantwortliche, selbstständige Arbeitsweise, ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten
• Sprachkenntnisse: sehr gute Deutschkennnisse in Wort und Schrift sowie gute Beherrschung der englischen Sprache in Wort und Schrift

Bitte weisen Sie die in der Stellenausschreibung geforderten Qualifikationen an Hand von Urkunden sowie Zeugnissen nach.

Was wir Ihnen bieten:

• attraktive tarifliche Vergütung (lt. TV-L) inkl. der Gewährung einer Jahressonderzahlung
• Urlaubsanspruch von 30 Tagen im Kalenderjahr und zusätzliche freie Tage am 24./ 31.12.
• familienfreundliches, flexibles Arbeitszeitmodell
• VBL - Altersvorsorge im öffentlichen Dienst
• vielseitige individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten
• umfangreiche Gesundheits- und Sportangebote
• wertschätzendes Arbeitsumfeld einer renommierten Universität