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Umfang:

Teilzeit 85%

Befristung:

unbefristet

Vergütung:

EG 6 TV-L

Beginn:

baldmöglichst

Im Dekanat der Fakultät für Mathematik und Naturwissenschaften der Technischen Universität Ilmenau ist ab sofort eine Stelle als

Dekanatssekretär*in (w/m/d)

zu besetzen.

Das Dekanatssekretariat der Fakultät ist die administrative Schnittstelle zwischen der Professorenschaft, den wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen, dem Personal in Technik und Verwaltung und den Studierenden der Fakultät sowie den weiteren Abteilungen der Universitätsverwaltung.

Sie sind erste*r Ansprechpartner*in für Lehrende, Mitarbeitende, Studierende und Externe in allen Angelegenheiten des Dekanats.

Ihre Aufgaben

Die Stelle umfasst folgende Aufgabengebiete:

  • vertrauensvolle Unterstützung der Fakultätsleitung im Tagesgeschäft
  • eigenständige Organisation des Sekretariatsbereiches des Dekanats
  • Unterstützung des Dekans, der geschäftsführenden Fakultätsreferentin, des kaufmännischen Bereichs und des Prüfungsamts bei der Erledigung administrativer und organisatorischer Aufgaben sowohl in deutscher, als auch teilweise englischer Sprache
  • Unterstützung bei Beschaffungsvorgängen des Dekanats
  • Planung und Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von wissenschaftlichen/kulturellen Veranstaltungen, Terminen und Beratungen, insbesondere Gremiensitzungen
  • Mitarbeit bei der Durchführung von Berufungs-, Promotions- und Habilitationsverfahren sowie Verwaltung und Pflege entsprechender Datenbanken bzw. Verwaltungssysteme
  • Pflege der fakultätsbezogenen Onlinepräsenzen sowie der Intranet- und Teamseiten des Dekanats

    Ihr Profil

    Für die Teilnahme am Auswahlverfahren wird vorausgesetzt:

    • abgeschlossene 3-jährige Ausbildung, vorzugsweise im Bereich Verwaltungsfachangestellte*r, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation

    Darüber hinaus sind wünschenswert:

    • Idealerweise verfügen Sie über Kenntnisse des universitären Arbeitsbetriebs und haben Erfahrungen in einer Verwaltung.
    • Sie haben erste Kenntnisse im Vergaberecht.
    • Sie sind versiert in allen Sekretariatsaufgaben.
    • Ein sicherer Umgang mit einschlägigen MS-Office-Anwendungen ist für Sie selbstverständlich.
    • Sie haben idealerweise Kenntnisse im Umgang mit SharePoint und Typo3 und sind in der Lage, sich in andere Programme effizient einzuarbeiten.
    • Eine gut strukturierte, zuverlässige und gewissenhafte Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Eigenverantwortung, sozialer Kompetenz und Teamfähigkeit zeichnen Sie aus.
    • Sie sind engagiert und haben sehr gute kommunikative Fähigkeiten sowie ein hohes Maß an Serviceorientierung.
    • Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

        Bitte weisen Sie die in der Stellenausschreibung geforderten Qualifikationen anhand von Urkunden sowie Zeugnissen nach.

        Was wir Ihnen bieten:

        • attraktive tarifliche Vergütung (lt. TV-L) inkl. der Gewährung einer Jahressonderzahlung
        • Urlaubsanspruch von 30 Tagen im Kalenderjahr und zusätzliche freie Tage am 24./ 31.12.
        • flexibles Arbeitszeitmodell
        • VBL - Altersvorsorge im öffentlichen Dienst

        Von individueller Förderung mit vielseitigen Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zu einer Vielzahl von Angeboten zum Thema Gesundheit und Freizeitgestaltung erwartet Sie an der TU Ilmenau ein wertschätzendes Arbeitsumfeld einer renommierten Universität. Über ein attraktives, familienfreundliches Arbeitszeitmodell hinaus profitieren Sie von Vorteilen wie die Nutzung der Mensen des Studierendenwerks Thüringen, sowie Teilnahme an den verschiedenen attraktiven Sportangeboten des Universitätssportzentrums.


        Die TU Ilmenau steht auf den Gebieten Technik, Mathematik und Naturwissenschaft, Wirtschaft und Medien für Lehre und Forschung auf höchstem Niveau. Sie legt besonderen Wert auf innovative Lehre und Interdisziplinarität. Sie identifiziert sich mit den Humboldtschen Idealen und verfolgt die Vision einer weltoffenen Campus-Familie.

        Die Technische Universität Ilmenau ist Träger des TOTAL E-Quality-Prädikats. Sie fordert Frauen nachdrücklich zur Bewerbung auf.

        Schwerbehinderte haben bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation Vorrang bei der Einstellung.

        Die TU Ilmenau verfügt über flexible Arbeitszeitmodelle.




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