Als kaufmännische Leitung innerhalb der Abteilung kaufmännische Bereiche des Dezernats Finanzen verantworten Sie die Haushalts- und Wirtschaftsführung des/der Ihnen zugeordneten Fachabteilungen der Universität. Als fachlich versierte und überzeugende Persönlichkeit bringen Sie die Anforderungen der Fachabteilungen und kaufmännische Notwendigkeiten in Einklang. Idealerweise verfügen Sie über Erfahrung im kaufmännischen Facility-Management und arbeiten prozessorientiert. Sie führen Vergabeverfahren im Unterschwellenbereich selbst durch bzw. begleiten durch die zentrale Vergabestelle der Universität durchgeführte Verfahren. An der Optimierung betriebswirtschaftlicher Prozesse sowie Digitalisierungsschritten in Ihrem Aufgabengebiet wirken Sie mit. Sie haben Erfahrung in IT-gestützten Fachanwendungen wie ERP-Systemen oder Dokumentenmanagement- bzw. CAFM-Systemen und kennen deren Potentiale. Den Leitungen der Ihnen zugeordneten Fachabteilungen stehen Sie in kaufmännischen Fragen unterstützend zur Seite. In Ihrer täglichen Arbeit werden Sie von engagierten Kolleginnen und Kollegen sowie einem kleinen Ihnen zugeordneten Team unterstützt.

Ihre Aufgaben

Die Stelle umfasst folgende Aufgabengebiete:

• selbstständige, operative Umsetzung der Haushalts- und Wirtschaftsführung für Struktureinheiten der Universität, insb. für das Dezernat für Gebäude und Technik, u.a.:
  • Beratung zu kaufmännischen Sachverhalten
  • Erstellen von Budget- und Investitionsplänen sowie deren Umsetzung
  • eigenverantwortliche, regelmäßige Berichterstattung
  • Durchführung bzw. Begleitung von Vergabeverfahren
  • Mittelbewirtschaftung
  • Inventarverwaltung
  • Mitwirkung bei internen und externen Prüfungen
  • aktive Mitwirkung bei der digitalen Transformation des Finanzbereichs sowie der Prozessgestaltung

Ihr Profil

Für die Teilnahme am Auswahlverfahren wird vorausgesetzt:

• Hochschulstudium (Diplom FH bzw. Bachelorabschluss) der Betriebswirtschaftslehre oder vergleichbarer Fachrichtungen bzw. abgeschlossene, 3-jährige, kaufmännische Berufsausbildung und langjährige Fähigkeiten und Erfahrungen im Aufgabengebiet
• langjährige Berufserfahrung
• erste Führungserfahrungen (1-3 Jahre)

Darüber hinaus sind wünschenswert:

• nachgewiesene Erfahrungen im kaufmännischen Aufgabengebiet vorzugsweise im kaufmännischen Facility-Management
• belastbare, aufgabenbezogene Kenntnisse u.a. im Handelsrecht, Haushaltsrecht, Vergaberecht sowie Steuerrecht
• Anwendungskenntnisse in einem ERP-System (idealerweise HIS), Kenntnisse in CAFM bzw. Dokumentenmanagement-Systemen sind von Vorteil
• versierter Umgang mit einschlägigen MS-Office Anwendungen
• strukturübergreifendes Prozessverständnis und Durchsetzungskompetenz
• ausgeprägte analytische, strukturierte Arbeitsweise mit ziel- und lösungsorientierten Ergebnissen
• hohe Serviceorientierung sowie zuverlässig ein verbindliches, freundliches, offenes Auftreten auch in arbeitsintensiveren Phasen
• hohe kommunikative Kompetenz, Integrationsfähigkeit, Verhandlungsgeschick sowie die Fähigkeit zur zielgruppenorientierten Darstellung finanzieller Angelegenheiten
• gute Englischkenntnisse und Bereitschaft zur Weiterbildung

Bitte weisen Sie die in der Stellenausschreibung geforderten Qualifikationen anhand von Urkunden sowie Zeugnissen nach.

Die Tätigkeit ist für eine Beschäftigung in Teilzeit nicht geeignet.

Was wir Ihnen bieten:

• attraktive tarifliche Vergütung (lt. TV-L) inkl. der Gewährung einer Jahressonderzahlung
• Urlaubsanspruch von 30 Tagen im Kalenderjahr und zusätzliche freie Tage am 24./ 31.12.
• flexibles Arbeitszeitmodell
• VBL - Altersvorsorge im öffentlichen Dienst

Von individueller Förderung mit vielseitigen Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zu einer Vielzahl von Angeboten zum Thema Gesundheit und Freizeitgestaltung erwartet Sie an der TU Ilmenau ein wertschätzendes Arbeitsumfeld einer renommierten Universität. Über ein attraktives, familienfreundliches Arbeitszeitmodell hinaus profitieren Sie von Vorteilen wie die Nutzung der Mensen des Studierendenwerks Thüringen, sowie Teilnahme an den verschiedenen attraktiven Sportangeboten des Universitätssportzentrums.