Sekretär/in (w/m/d)

Ihre Aufgaben

Die Stelle umfasst folgende Aufgabengebiete:

• Erledigung administrativer und organisatorischer Sekretariatsaufgaben für zwei Fachgebiete (u. a. Terminkoordination, Schriftverkehr, E-Mail-Korrespondenz, Postbearbeitung, Dokumentenmanagement, Betreuung des Publikumsverkehrs)
• Unterstützung der Lehr- und Prüfungsorganisation der Fachgebiete (u. a. Bearbeitung studentischer Anfragen, Organisation von Prüfungsterminen, Übermittlung von Prüfungsergebnissen, Erstellen von Lehr- und Prüfungsstatistiken)
  
• Unterstützung der Fachgebietsleiter/innen bei der Budgetverwaltung und Abwicklung von Beschaffungsvorgängen, Inventarverwaltung, Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen
  
• Koordination von Aufgaben in Absprache mit anderen administrativen Einheiten der Universität.
  

Ihr Profil

Für die Teilnahme am Auswahlverfahren werden vorausgesetzt:

• Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten, Fachangestellten für Bürokommunikation bzw. Kauffrau/-mann für Bürokommunikation.
• Sie sind sicher im Gebrauch der deutschen Rechtschreibung und Grammatik und haben sehr gute Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Office sowie Adobe Acrobat.
• Sie sind gut organisiert und arbeiten strukturiert, selbständig und zuverlässig.
• Dank Ihrer sozialen und kommunikativen Fähigkeiten können Sie sich schnell in unser Team integrieren.
  

Darüber hinaus wünschenswert:

• Sie verfügen über Berufserfahrung in der Hochschulverwaltung.
• Sie beherrschen die englische Sprache zur Kommunikation mit ausländischen Studierenden und Forschungspartnern.
  

Bitte weisen Sie die in der Stellenausschreibung geforderten Qualifikationen an Hand von Urkunden sowie Zeugnissen nach.

Die Auswahlgespräche werden voraussichtlich in der KW 24/2022 und KW 25/2022 stattfinden.

Was wir Ihnen bieten:

Von individueller Förderung mit vielseitigen Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zu einer Vielzahl von Angeboten zum Thema Gesundheit und Freizeitgestaltung erwartet Sie an der TU-Ilmenau ein wertschätzendes Arbeitsumfeld einer renommierten Universität. Über ein attraktives, familienfreundliches Arbeitszeitmodell hinaus profitieren Sie von Vorteilen wie die Nutzung der Mensen des Studierendenwerks Thüringen, sowie Teilnahme an den verschiedenen attraktiven Sportangeboten des Universitätssportzentrums.